Layanan Konsuler Online KBRI London Raih Sertifikasi ISO 9001:2015

Ivooxid, London - Layanan Konsuler KBRI London yang berbasis online berhasil meraih sertifikat ISO 9001 : 2015 dari British Assessment Bureau UK. Penyerahan sertifikat secara resmi dilakukan oleh Mr. Mark Nutburn dari British Assessment Bureau UK kepada Duta Besar RI untuk Kerajaan Inggris dan Irlandia, Dr. Rizal Sukma pada tanggal 3 Agustus 2018 bertempat di KBRI London, dihadapan seluruh staf KBRI dan DWP KBRI London.

Pada kesempatan penyerahan sertifikat ISO tersebut, Dubes RI, Dr. Rizal Sukma menekankan  bahwa sertifikasi ISO 9001 : 2015 mendorong KBRI London untuk terus berbenah diri dan membangun suatu sistim manajemen mutu bertaraf internasional untuk mendukung program Pemerintah RI dalam memberikan perlindungan WNI serta mendorong arus masuk wisatawan melalui pelayanan visa kepada WNA secara efektif, cepat, aman dan transparan. Selain itu sertifikasi tersebut juga mendorong  KBRI untuk memenuhi tuntutan kebutuhan masyarakat  mengenai adanya suatu standar mutu pelayanan yang sesuai dengan tuntutan masyarakat.

Dalam sambutannya, Mr Mark Nutburn menyampaikan bahwa proses sertifikasi ISO : 9001 : 2015 untuk pelayanan konsuler KBRI London cukup cepat dilakukan, dibandingkan dengan proses sertifikasi pada entity bisnis lainnya. Hal ini dikarenakan Pelayanan Konsuler KBRI London telah sejalan dengan standar ISO, sehingga proses sertifikasi dapat dilakukan hanya dalam waktu 2 bulan. Mark juga menambahkan bahwa hal penting yang perlu dilakukan adalah bagaimana menjaga konsistensi manajemen mutu serta konsistensi pelayanan yang berstandar ISO.

Sejak diluncurkan secara resmi oleh Menteri Luar Negeri, Retno Marsudi, pada tanggal 13 Juli 2017, layanan E-Consular  KBRI London mendapatkan sambutan positif dari WNI maupun masyarakat setempat dan sejak  peluncuran tersebut, layanan konsuler KBRI London bersifat paperless. Sejauh ini layanan konsuler berbasis online KBRI London telah berhasil meningkatkan google business review index dari sebelum nya 2,8 menjadi 4,8 dari skala 5.

Layanan E-Consuler KBRI London terdiri dari 18 aplikasi layanan online yang terintegrasi ke dalam E-Consular KBRI London. Sejak diluncurkan, sampai dengan tanggal 1 Agustus 2018, terdapat 19.746 aplikasi pada E-Consular KBRI London. Dari keseluruhan layanan online konsuler KBRI London pada periode tersebut di atas, terdapat 2218 aplikasi yang menggunakan sistim appointment, dengan perincian permohonan WNI untuk  mengajukan aplikasi Paspor RI dan berbagai surat keterangan sebanyak 960 aplikasi, dan permohonan appointment oleh WNA untuk menyampaikan aplikasi visa sebanyak 2218. Sedangkan sisanya mengajukan aplikasi melalui walk-in service atau dikirim melalui pos.

Aplikasi pada E-Consular KBRI London memungkinkan WNI dan WNA yang mengajukan aplikasi online dapat memantau tahapan proses pengerjaan aplikasi yang dikirimkan secara otomatis pada email pemohon, mulai dari proses penerimaan berkas di loket layanan konsuler sampai proses penyelesaian pengerjaan dokumen termasuk penerimaan berkas via post dan pengiriman kembali dokumen yang telah selesai diproses kepada pemohon dengan mencantumkan tracking number di aplikasi tersebut. Aplikasi ini telah membantu menurunkan secara drastis telfon yang masuk ke layanan konsuler untuk menanyakan status aplikasi  yang diajukan oleh WNI maupun oleh WNA.

Untuk aplikasi lapor diri kedatangan WNI di UK tidak perlu lagi harus datang ke KBRI. Demikian juga lapor diri kepulangan, serta permintaan surat keterangan, masyarakat tidak perlu lagi harus datang ke KBRI, dapat dilakukan secara online melalui verifikasi data lapor diri. Pengerjaan dokumen sangat cepat dan dokumen yang sudah selesai dapat segera diambil (ditunggu) di loket atau dapat dikirimkan via post ke alamat pemohon. Untuk lapor diri kedatangan, setelah melengkapi formulir secara online, akan mendapatkan barcode beserta nomor unik untuk ditempel di halaman belakang paspor, yang menandakan WNI dimaksud sudah melakukan lapor diri ke KBRI, sehingga tidak diperlukan lagi datang ke KBRI.

Sertifikasi ISO 9001 : 2015 ini merupakan komitmen kuat dari KBRI London untuk tetap memberikan layanan terbaik kepada WNI maupun WNA yang melakukan permohonan visa sesuai dengan standar mutu layanan yang bertaraf internasional. Selain itu juga menunjukkan komitmen KBRI London untuk terus melakukan perubahan-perubahan yang lebih baik dan dapat memenuhi tuntutan masyarakat. (Adhi Teguh)